Transformez vos données en décisions avec IBM Cognos Analytics

Dans Cognos Analytics, vous pouvez automatiser l'exécution d'un rapport en utilisant la fonctionnalité de planification.

Il vous suffit de spécifier la fréquence, le mode de diffusion, et les formats de sortie souhaités, tels que PDF ou Excel. Ainsi, le rapport sera généré et distribué automatiquement selon votre planification préétablie.

Par exemple, vous pouvez planifier l'envoi hebdomadaire d'un rapport de ventes (au format XLSX) à l'équipe de direction tous les lundis matin à 8h.

Vous pouvez aussi choisir de diffuser et stocker le fichier Excel dans un répertoire réseau pour ne pas surcharger les boites mails.

Il est possible d'automatiser plusieurs exécutions d'un même rapport en utilisant des vues de rapports, qui permettent également de stocker des invites prédéfinis.

Vous pouvez ensuite regrouper ces vues de rapports dans un job, afin de ne définir qu'une seule planification pour cet ensemble d'exécution.

Cognos Analytics offre aux utilisateurs la possibilité d'uploader des fichiers sur le serveur.

Il est possible d'exploiter directement le ou les fichiers à travers un tableau de bord ou de passer par le module de données afin de nettoyer et mettre en forme les données avant de les utiliser (nommage des colonnes, valeurs par défaut, regroupement de données, format d'affichage par défaut, etc.)

Cette fonctionnalité fournit une autonomie aux utilisateurs pour rajouter des informations manquantes dans le système, que ce soit une simple liste de produits ou de clients à analyser, des regroupements de produits, une segmentation commerciale… ou encore des données de budget saisies dans Excel faute de mieux !

L'utilisateur peut ainsi combiner ces données avec les données internes de l'entreprise en effectuant un lien dans un module de données (sur le code produit ou code client si l'on reprend les exemples précédents) et les exploiter directement dans son rapport ou tableau de bord.

Le fichier uploadé peut être mis à jour manuellement par l'utilisateur. Cependant, si la donnée en question doit être mise à jour régulièrement et de manière automatique, il sera préférable d'intégrer le fichier dans l'entrepôt de données interne de l'entreprise ou de déposer le fichier dans un répertoire source pour utiliser une connexion ODBC (par exemple).

La diffusion en rafale de rapport dans Cognos Analytics vous permet d'automatiser la diffusion de rapports à un grand nombre de destinataires sans créer une vue pour chaque destinataire. Vous pouvez par exemple configurer le rapport pour qu'il soit découpé par région, puis planifier l'envoi quotidien des ventes à tous les responsables régionaux de votre entreprise. Chaque responsable ne recevra alors que les données de sa région. Le seul prérequis est d'avoir une table de correspondance : [Région] - [mail du responsable].

Comme pour n'importe quelle planification, vous pouvez choisir de diffuser les rapports sur un emplacement réseau, ou de les envoyer par mail sous différents formats, tels que PDF ou Excel. Lors de la diffusion par mail, une astuce intéressante consiste à choisir également le format HTML, en ne renseignant pas le corps du mail. Lorsque celui-ci est vide, le rapport HTML est intégré directement dans le corps du mail.

Pour pousser l'astuce encore plus loin avec la diffusion en rafale : vous pouvez conditionnez l'affichage des différentes pages de votre rapport, pour qu'elles s'affichent ou non, en fonction du format de sortie. (HTML ou non). Ainsi, vous pouvez créer une première page avec une synthèse des ventes de la région qui ne s'affiche que dans le corps du mail, et une seconde page avec le détail des ventes qui ne s'affiche que dans le fichier PDF ou Excel en pièce jointe.

Vous pouvez de cette façon diffuser des mails personnalisés à des milliers de destinataires différents, en leur fournissant un rapport personnalisé en pièce jointe.

Préparation de l'environnement : Vérifiez les exigences du système pour la nouvelle version de Cognos Analytics et assurez-vous que votre environnement répond à ces exigences. Cela peut inclure la vérification de la compatibilité matérielle, des versions de système d'exploitation et de bases de données, et des mises à jour préalables des logiciels tiers si nécessaire. Prévoyez aussi une sauvegarde complète de votre VM.

Installation de la nouvelle version :

• sur mon environnement :

Si votre environnement actuel (système d'exploitation, bases de données, etc.) répond aux prérequis de la nouvelle version Cognos Analytics, vous pouvez (à partir de la version 11 uniquement) installer directement la nouvelle version sur votre installation actuel. Ceci est également valable pour la toute nouvelle version 12 de Cognos Analytics.

Avant l'installation, renseigner le fichier preserve.txt si vous souhaitez garder des répertoires ou fichiers personnalisés (images, drivers, etc.).

A l'installation, choisissez de garder votre configuration actuelle. Vous pourrez si nécessaire l'adapter par la suite.

Après installation, redémarrer simplement votre service IBM Cognos pour mettre à jour la structure du référentiel.

• Sur un nouvel environnement :

Si vous devez mettre à jour votre environnement logiciel (version d'OS, de serveur Web, de base de données, etc.), il est préférable de monter un nouvel environnement, puis, une fois la nouvelle version installée, de procéder à la migration des configurations et des données de votre environnement précédent vers la nouvelle version. Cela peut inclure la migration des rapports, des modèles de données, des connexions de données, des plannings, des abonnements, et d'autres éléments personnalisés. Cela peut être l'occasion de revoir une partie de la sécurité du portail et généralement de faire un ménage dans le contenu (planifications, packs ou rapports obsolètes, etc.)

Vérification et tests : Effectuez ensuite des tests approfondis pour vous assurer que toutes les fonctionnalités et les configurations ont été migrées correctement et que votre environnement Cognos mis à jour fonctionne comme prévu. Effectuez des tests de régression sur les rapports et les tableaux de bord critiques pour valider leur bon fonctionnement.

Formation et communication : Organisez des sessions de formation et de communication pour informer les utilisateurs des changements et des nouvelles fonctionnalités de la version mise à jour de Cognos Analytics. Assurez-vous que les utilisateurs sont familiarisés avec les modifications apportées et qu'ils comprennent comment les utiliser efficacement.

Mise en production : Une fois que vous avez confirmé que la mise à jour s'est déroulée avec succès, déployez la nouvelle version de Cognos Analytics en production. Surveillez attentivement l'environnement pour détecter tout problème éventuel et prenez les mesures appropriées si nécessaire.