Quelle solution pour un pilotage optimal de sa masse salariale ?

Budgéter et piloter la masse salariale relève souvent du casse-tête, tant la matière est fluctuante et difficile à anticiper. Pour ne plus subir cette dépense et en faire un vrai levier de performance, DAF et DRH préfèrent à Excel un outil de planification dédié, support d’une industrialisation du processus.

Parce qu’elle constitue un poste majeur de dépenses de structure, parfois le premier, et parce que quantité de décisions stratégiques en dépendent, à court, moyen et long terme, la masse salariale concentre légitimement toutes les attentions au sein de l’entreprise.

Celle des Ressources humaines d’abord, pour qui sa planification et son suivi sont prépondérants dans ses missions de gestion du capital humain : recrutements, politiques de rémunérations et de primes, mobilités internes, reporting social …

Celle de la Direction financière ensuite, soucieuse de ses impacts sur la rentabilité de l’entreprise et sur sa trésorerie.

Celle du Contrôle de gestion social (CGS) enfin, dont l’une des principales missions porte sur la maîtrise de cette donnée clé et l’anticipation de ses dérives.

Mais au delà de ce premier cercle, le sujet concerne aussi l’ensemble des managers chargés d’exprimer et d’ajuster leurs besoins en termes d’effectifs pour atteindre les objectifs opérationnels qui leur ont été fixés.

Un processus transverse lourd à coordonner

Compte tenu des effets de ce levier de gestion sur leur propre activité, tous ces acteurs se retrouvent naturellement, chaque début d’année fiscale, dans la boucle d’élaboration du budget de la masse salariale, même si les degrés d’implication sont différents, ce qui complique singulièrement l’exercice, car les vues et les priorités peuvent différer, partagées entre impact social et comptable. Or, pour établir une bonne photo prévisionnelle de l’année à venir, l’entreprise doit trouver le bon dosage entre motivation des équipes, besoin de croissance – organique ou externe – et maintien des capacités financières.

Outre ce travail de concertation entre parties prenantes, la tâche est aussi ardue parce qu’elle requiert la collecte et l’agrégation d’un important volume de données stockées dans des systèmes hétérogènes, comme la Paie, le logiciel comptable, le SIRH ou la GPEC. Bâtir un tel budget se révèle vite lourd et chronophage. Surtout lorsque la démarche est semi-manuelle, gérée en silos, où chaque acteur du processus travaille sur ses propres feuilles de calcul.

La masse salariale, changeante et difficile à prévoir

Autre défi de taille de ce processus budgétaire : la matière elle-même, porteuse d’un grand nombre de variables, fluctuante et difficile à prévoir dans toutes ses composantes. Si certaines charges, comme les salaires de base, le treizième mois, la mutuelle ou les tickets restaurants, sont faciles à anticiper, d’autres sont par nature incertaines. C’est le cas, par exemple, des primes sur objectifs. D’autres encore sont tout bonnement impossibles à planifier parce que liées à des facteurs exogènes. On peut citer les démissions, les congés maternité, les changements d’organisation, les évolutions réglementaires ou encore les négociations avec les partenaires sociaux.

Ce sont autant d’incertitudes ou d’inconnues susceptibles de générer des écarts entre le prévisionnel et le coût réel mesuré au cours de l’exercice. Le challenge est d’anticiper au mieux, afin de limiter ces écarts, de les corriger et d’ajuster dynamiquement le budget en fonction des charges effectives, de façon à préserver la performance économique de l’entreprise.

La réponse limitée d’Excel

Pendant longtemps, le pilotage de la masse salariale et la construction des tableaux de bord sociaux ont reposé sur des développements sous Excel. Si le tableur est une solution acceptable pour les petites structures, il ne suffit plus à mesure que l’entreprise grandit. Trop rigide et pas assez précis.

Prenons l’exemple du calcul de la prime d’ancienneté, qui demande une simulation fine, au mois près, en tenant compte des particularités de tel ou tel collaborateur. C’est mission quasi impossible avec un tableur. Tout comme il sera difficile d’intégrer des règles de gestion sophistiquées telles l’affectation d’un salarié à plusieurs unités budgétaires ou le calcul de primes variant selon les types de contrat. Soyons clairs, Excel n’a pas été conçu pour supporter la modélisation d’un processus budgétaire complexe. 

Et ce ne sont pas là ses seules limites. Il pose aussi des difficultés en termes de travail collaboratif et d’animation du processus (partage des données, des hypothèses, d’un langage commun), de consolidation, d’accès aux données en temps réel, de traçabilité, de mécanismes d’alertes, ou encore de sécurité. Un dernier point plutôt gênant lorsqu’on manipule des données RH sensibles.

=> lire à ce propos : Elaboration budgétaire : pourquoi Excel perd du terrain

Industrialiser pour gagner en fiabilité et agilité

Compte tenu à la fois de la massification des données RH, de la complexité et de la sensibilité du sujet, de plus en plus d’entreprises basculent vers un instrument de pilotage dédié, centralisé, plus robuste et plus précis. Par ses effets structurants, il apporte un gain de temps et d’efficacité considérable pour les équipes.

Un tel outil permet notamment :

  • de partager un référentiel commun, à l’échelle de l’entreprise
  • de ne plus perdre un temps infini dans la manipulation de feuilles de calcul
  • de paramétrer finement des règles métiers
  • de tester facilement des hypothèses : entrées, sorties, augmentations, promotions…
  • de sécuriser le cycle budgétaire avec des mécanismes de workflow et d’approbation
  • de mener des analyses avancées pour suivre au plus près les écarts entre budgété, réalisé et forecast
  • de monitorer en permanence les indicateurs sociaux clés

Véritable instrument de dialogue entre DAF, DRH, CGS et lignes managériales, un outil de planification apporte une vision et une cohérence globale au cycle budgétaire, impossibles à obtenir avec une simple solution bureautique. Il est surtout incontournable pour piloter en temps réel un processus critique, où toute dérive, ponctuelle ou récurrente, peut vite coûter cher.

Dans un prochain article, nous évoquerons les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour industrialiser son projet de budgétisation de la masse salariale, en partant d’une feuille blanche. Chaque entreprise ayant ses spécificités en termes d’activités, de règles métier et de gestion du capital humain. 

Découvrez comment optimiser le budget et le pilotage de sa masse salariale

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