L’optimisation des délais de clôture mensuelle

Au service Contrôle de Gestion, chaque début de mois ressemble inlassablement aux précédents. Les appels téléphoniques résonnent en vain et viennent rompre des bavardages studieux, Outlook s’effondre sous les mails qui s’entassent et les calculettes sont les souffres douleurs anonymes de contrôleurs sous pression. « Encore combien de temps pour délivrer les résultats ? » lance froidement le directeur administratif et financier, dans l’entrebâillement de la porte, telle une bouée à la mer. Le silence pesant et les regards déserteurs de chacun sont autant d’appels au secours pour glaner du temps.

Lâs des journées à rallonge, effrité par l’usure et la répétition des périodes chargées, il est bien souvent difficile de prendre du recul et de trouver les solutions adéquates.

Quelles sont les clés pour optimiser les délais de clôture du réalisé ?

Anticiper la fin de mois !

Pour clôturer tôt, il faut commencer tôt ! Une évidence peut-on penser mais débuter la clôture avant la fin du mois est une des pistes permettant d’anticiper au mieux les problèmes qui surviendront. Ecritures erronées, imputations analytiques incorrectes ou non renseignées, résultats discordants sont autant d’erreurs qui pourront ainsi être détectées et traitées en amont, ce qui permettra de gagner en délai pour clôturer le plus rapidement possible.

Sensibiliser les contributeurs

Dans un monde de plus en plus digitalisé, l’humain reste au cœur des systèmes d’informations et y occupe une place prépondérante. Généralement, l’affectation analytique renseignée dans le SI comptable est issue de 3 sources distinctes :

  • Règles de gestion automatisées
  • Saisies manuelles réalisées par le service comptable
  • Saisies manuelles, libres et non contraintes, réalisées par les services opérationnels

Sensibiliser les acteurs sur la qualité de données devient alors primordial pour entrer dans un cycle d’amélioration continue et diminuer les retraitements manuels de dernière minute, qui peuvent être sources d’erreurs.

Retraiter l’analytique

Autre service satellisé, la comptabilité ! Les factures s’éparpillent et s’amoncellent sur des bureaux déjà bien garnis et chaque collaborateur veille, l’œil en coin, sur l’horloge pour respecter le timing serré. Les ajustements de l’analytique se retrouvent ainsi relégués tout en bas de la liste des priorités !

Une des solutions pour le contrôle de gestion est de conserver un accès sur le SI comptable afin de pouvoir épauler la comptabilité et prendre la main sur l’analytique en cas de nécessité.

Industrialiser, centraliser et contribuer

Graal pour certains qui l’ont déjà pratiquée, l’industrialisation du processus de clôture mensuelle du réalisé reste un mirage pour d’autres. Loin d’être une chimère, elle apporte pourtant de nombreux avantages indéniables et des effets bénéfiques immédiats au quotidien !

Outre la réduction des délais de clôture et la diminution du risque d’erreur d’un traitement manuel, les informations sont partagées et centralisées au sein du service et de l’entreprise. Les données sont accessibles via Excel, outil maitrisé, ce qui favorise les analyses et permet de repérer les éventuelles erreurs et d’y remédier.

Le plus grand bénéfice reste le traitement automatisé des écritures comptables, qui accélère la mise à disposition des résultats. D’un seul clic, tout contrôleur initié peut procéder au rechargement des données afin de contrôler les dernières modifications.

Une fois validées, un nouveau clic permet de les publier au sein de l’entreprise via une interface Web. L’industrialisation du processus permettra à tout contrôleur de se recentrer sur ses tâches à valeur ajoutée : l’analyse des chiffres, essence même de son métier.

Le témoignage de Corsica Linea

CORSICA-LINEA

Présentation et contexte

  • Secteur d’activité :

    CORSICA linea est l’une des compagnies majeures en Méditerranée sur deux segments d’activité : le transport de marchandises (fret) et de passagers. Au départ de Marseille, les 8 navires de la Compagnie (2 ferries et 6 cargos-mixtes) desservent la Corse, ainsi que l’Algérie et la Tunisie.  

  • Le projet : création d’un nouveau référentiel analytique pour le contrôle de gestion suite au changement d’ERP Comptable

  • Les enjeux :
    o Industrialiser le processus budgétaire et impliquer l’ensemble des contributeurs
    o Réduire le temps de clôture mensuelle
    o Centraliser et fiabiliser les données financières
    o Ventiler des données agrégées à l’aide de clés de répartition métiers (nombre d’escales, nombre de traversées…)
  • Système d’information et outils : Qualiac et IBM Planning Analytics

L’analyse du contrôle de Gestion

«Le contrôle de gestion chez CORSICA Linea ne dérogeait pas à une exigence, commune à la plupart des entreprises : répondre à une exigence forte dans des délais les plus courts possibles. Seule solution pour cela : revoir le système d’information du Contrôle de Gestion pour automatiser les processus d’intégration et dégager du temps pour l’analyse.

Notre postulat de départ : la dépendance avec les données du système d’information comptable. Nous avons ainsi profité du changement de logiciel comptable pour faire table rase des anciens processus. Exit les centaines de documents Excel, très lourds à maintenir. Bienvenue à une architecture structurée où l’information n’existe qu’une seule fois et est accessible par simple requêtage.

La solution Planning Analytics d’IBM, nous a permis d’automatiser assez rapidement notre processus financier. L’alimentation mensuelle de notre P&L et des KPI dédiés à notre métier structure ce que l’on nomme aujourd’hui le système d’information du Contrôle de Gestion. Bien que ne disposant pas de connecteur de données avec le SI de la comptabilité, le recours à des extractions au format CSV nous a permis de normaliser des processus d’intégration et de réaliser une première analyse de la donnée.

Certes, il est nécessaire d’avoir une compétence particulière pour développer ces processus d’intégration. En revanche, avec un peu d’intuition et de la curiosité, il est très facile d’interroger et restituer les indicateurs souhaités.

La fiabilité de la donnée et des axes analytiques renseignés sont assurés bien avant la clôture comptable mensuelle. Ceci qui nous permet de sortir nos présentations analytiques et nos reporting métiers en temps réel (ou presque) en même temps que les données comptables. Ce délai était impossible à tenir avec les outils précédemment utilisés, lorsqu’il nous fallait entre trois et cinq jours pour produire les éléments attendus.

Les modules Web Workspace ou les compléments Excel nous ont permis d’adapter nos restitutions en fonction de nos interlocuteurs (Direction Générale et services opérationnels) et d’accéder, avec un simple clic, à une vision exhaustive de tous nos axes d’analyses.

Forts de ce premier challenge relevé haut la main, nous réfléchissons déjà à l’étape suivante avec l’automatisation du processus budgétaire (budget, forecast, plan à long terme…) »

Emmanuel Dubois, Responsable du contrôle de gestion – CORSICA Linea
Eric Moineau, Contrôleur de gestion – CORSICA Linea

 

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Pour aller plus loin, consultez l’article : Élaboration budgétaire : pourquoi Excel cède du terrain

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