MAYOLY-SPINDLER gagne en performance grâce à la digitalisation de ses processus budgétaires

Le groupe MAYOLY-SPINDLER

Créé au début du siècle dernier, Mayoly-Spindler est un laboratoire français, indépendant, spécialisé dans trois grands domaines : la pharmacie, le diagnostic et la dermocosmétique. Autant d’activités et de périmètres différents qui nécessitent un suivi financier au plus près, tant en France qu’à l’étranger où l’ouverture régulière de nouvelles filiales génère de nouveaux besoins.

Secteur d’activité : Fondé en 1909, Mayoly-Spindler est un laboratoire pharmaceutique français, présent à l’international (CA 2017 : 190 M € dont 50% réalisé hors France – 1 000 collaborateurs)

Le projet : Optimiser le processus d’élaboration budgétaire et de simulation de la masse salariale par sa digitalisation

Les enjeux :

• Remplacer un environnement hétéro-gène inadapté par un système intégré, sécurisé

• Fiabiliser la collecte, le traitement et la restitution de l’information

• Donner au contrôle de gestion les moyens de mieux répondre aux nouveaux besoins d’analyse et de reporting

Les utilisateurs : La direction financière, Le contrôle de gestion, Les responsables budgétaires en France et dans le monde

Système d’information et outils : Microsoft AX, Talentia, Qlik, Notilus, IBM Planning Analytics

 

Une construction budgétaire complexe

Jusqu’en 2017, le processus de construction du budget, complexe et impliquant une cinquantaine de contributeurs était un challenge pour le contrôle de gestion. En cause notamment : un système de consolidation statutaire qui ne permettait pas de conduire toutes les analyses voulues (ventes et marge brute par exemple) dans les dimensions utilisées, pas plus qu’il ne permettait le pilotage par business unit souhaité par la Direction. Le système, inadapté, nécessitait de s’en remettre à Excel pour compléter les manques.

« Même si nous maîtrisons le tableur, les reportings avec les contributeurs et la construction de nos tableaux de bord prenaient un temps infini. Et faute d’un système d’information partagé, nous n’étions pas toujours sûrs d’utiliser les bonnes versions de fichiers. En outre, il fallait recommencer à chaque reporting. On ne capitalisait pas sur les analyses que nous développions« , résume Agnès Golléty, Directrice du Contrôle de Gestion.

 

Une application construite brique par brique

Pour y remédier, le contrôle de gestion lance, en 2017, un chantier de refonte du processus d’élaboration budgétaire, avec un impératif : que l’outil permette de lotir le projet, l’idée étant d’augmenter le périmètre à mesure de l’expérience. Le choix se porte sur IBM Planning Analytics (TM1), puissant et facile à greffer à l’environnement BI existant. Côté intégration, c’est DIMO Software, bon connaisseur du SI du laboratoire pour y avoir déployé le décisionnel, qui est choisi.

Dans l’architecture globale retenue, IBM Planning Analytics, appelé à devenir l’outil unique du contrôle de gestion, permet d’assurer la collecte des données financières pour toute l’entreprise, filiales incluses, la consolidation de celles-ci et l’analyse. Le système décisionnel se charge en parallèle de la restitution de l’information packagée pour les besoins des utilisateurs finaux non directement contributeurs.

Entre 2017 et 2018, deux premiers lots sont dé-ployés. Le premier concerne les ventes et le P&L consolidé, un sujet déjà très abouti en in-terne en termes d’axes d’analyses. Le second couvre la marge brute (capitale dans l’industrie) et le P&L alloué. En 2019, démarre un troisième lot pour l’élaboration de la masse salariale, l’un des principaux postes de coûts chez Mayoly Spindler.

« Pour cette partie Headcount, nous n’avons rien eu à casser par rapport à ce qui avait été fait dans le lot 1, nous avons enrichi naturellement la solution« , explique Agnès Golléty. Ce choix d’une construction brique par brique a aussi permis de capitaliser mutuellement l’expérience acquise et de déployer des lots de mieux en mieux cadrés.

« Nous avons beaucoup travaillé avec DIMO Software. D’abord en amont, au cours d’ateliers de spécifications, puis lors des phases de recette et de prise en main. Cela a accéléré l’appropriation de l’application par l’équipe contrôle de gestion et sécurisé notre saut dans le grand bain« .

 

Des données de qualité et des capacités d’analyse boostées

L’outil s’est très vite inscrit dans le quotidien de l’équipe contrôle de gestion.

« A iso-effectif, nous avons boosté nos capacités d’analyse dans toutes les dimensions nécessaires avec un système qui saura suivre l’évolution de nos besoins. Nous avons sécurisé la te-nue des deadlines. Nos données sont plus fiables. Nous bénéficions d’un environnement de travail pleinement partagé avec les filiales, sécurisé et cohérent. Enfin, l’industrialisation et la documentation de nos process a permis de sécuriser notre production de données en cas de turnover. Aujourd’hui, l’équipe de contrôle de gestion n’imagine plus travailler sans IBM Planning Analytics (TM1) », assure Agnès Golléty.

 

AVIS D’UTILISATEUR : Du temps dégagé pour l’analyse, coeur de métier

« Avant, notre capacité d’analyse était réduite. Nous pouvions mener des explorations de premier niveau, comme mesurer l’écart entre le budgété et le réalisé. Mais, dans ce cas précis, il nous manquait le plus intéressant : le pourquoi de l’écart. Avec IBM Planning Analytics, nous pouvons mettre en place des règles plus puissantes, produire plus vite et dégager du temps pour l’analyse, notre coeur de métier ! »

Agnès Golléty, Directrice du Contrôle de Gestion – Mayoly Spindler

 

Pour en savoir plus sur la digitalisation de l’élaboration budgétaire, inscrivez-vous au prochain webinar dédié :

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