Le Groupe Polylogis bâtit un processus de reporting sur mesure

Acteur majeur du logement social en France, fier de son indépendance, le Groupe Polylogis réunit à travers ses filiales, toutes les compétences nécessaires pour aménager la ville, concevoir et renouveler ses quartiers dans toutes leurs dimensions résidentielles : 

• Il construit et gère des logements familiaux
• Il propose des parcours résidentiels sécurisés à travers l’accession à la propriété ou la vente de patrimoine social
• Il réalise des résidences adaptées pour étudiants, chercheurs, jeune actifs, personnes âgées ou en situation de handicap, ménages en grande précarité
• Il propose des services à l’immobilier tels que le syndic de copropriétés et la transaction.

A travers ses filiales, le Groupe Polylogis est présent dans près de 500 communes au sein de 7 régions françaises (Île-de-France, Normandie, Centre-Val-de-Loire, Pays de-la-Loire, Nouvelle-Aquitaine, Occitanie et Auvergne-Rhône-Alpes) et possède un patrimoine de près de 80.500 logements sociaux.

Des analyses difficiles à construire et à creuser

Le service contrôle de gestion devait procéder à l’analyse de l’évolution des indicateurs depuis divers environnements (ERP, Système comptable,…), voire solliciter la direction informatique. Beaucoup de temps était alloué à la recherche de l’origine de ces évolutions.

Le Groupe Polylogis utilise IBM Cognos Analytics depuis 2014 pour la création de ses tableaux de bord et leur diffusion. Ils sont transmis à la direction pour donner une vision globale du pilotage du Groupe et une vue spécifique est dédiée aux directeurs des différentes entités Polylogis.

Ces rapports trouvaient leurs limites car ils étaient statiques et quelques fichiers Excel étaient encore utilisés pour les alimenter. Les analyses et informations présentes n’étaient pas assez précises pour permettre au contrôle de gestion d’expliquer les évolutions des besoins métier.

De plus, il manquait certaines informations pour répondre directement aux demandes des organismes de contrôles externes et justifier certains indicateurs. 

Le groupe Polylogis bâtit un process de reporting sur mesure

La volonté d’optimiser les fondations du processus de reporting

Le besoin de finesse d’analyse se faisant ressentir, le projet a donc évolué.

« La génération de rapports a été étoffée grâce à la création de reporting interactifs qui permettent d’aller beaucoup plus loin dans les analyses, de supprimer Excel et surtout de pouvoir insérer des commentaires dans les rapports », nous explique Stéphane Rocher, chef de projet SI.

« L’ajout de commentaires est un vrai plus. Ils permettent de tracer, historiser et justifier toutes les évolutions en gardant en mémoire l’origine d’un changement ou d’une variation. »

Par ce biais, les rapports de pilotage fournis à la direction générale sont très qualitatifs. « Les contrôleurs de gestion ont la capacité de pouvoir apporter une réponse très fine si on leur demande de justifier un écart. »

Toutes les données sont aujourd’hui rassemblées dans une seule source : l’outil de pilotage IBM planning Analytics. Les contrôleurs de gestion ont la possibilité d’analyser des écarts sur les indicateurs en toute autonomie ce qui leur permet de moins solliciter la direction informatique.

L’outil permet également de réaliser des arbitrages interactifs d’affectations comptables. « Ceci apporte une grande souplesse, les rapports sont enrichis au fur et à mesure du mois en fonction de regroupements comptables. La construction des reporting mensuels en est facilité, l’équipe gagne en efficacité. »

Un travail collaboratif pour bâtir un reporting sur mesure

Tout le potentiel de la solution IBM Planning Analytics n’était pas encore exploité.

« DIMO Software nous a accompagné dans la création de 4 domaines d’analyses, ou Cubes dans le langage IBM Planning Analytics, avec la construction de tableaux de bord interactifs commentés qui en découlent. Nous avons commencé par la création d’un 1er lot avec un cube pilote pour les logements vacants. Ceci nous a permis de nous familiariser avec la démarche et ainsi passer d’une analyse métier détaillée à un environnement avec nos données structurées »

Le projet démarre par une phase d’analyse des besoins, puis la transformation de ces besoins en « cube » et la construction d’un référentiel commun.

« L’accompagnement de l’équipe a été important pour la bonne compréhension et la définition du périmètre, c’est là tout l’intérêt de travailler avec un intégrateur certifié. Nous avons aujourd’hui une vision analytique beaucoup plus fine. Nous avons grandi avec le projet, c’est très enrichissant » nous confie Stéphane Rocher.

« Pour le second lot, nous avons confié la production des 3 cubes Patrimoine, Opération et Comptabilité aux consultants experts de DIMO Software. Une fois encore toute les phases de réflexion et d’analyse en amont ont été menées avec une grande qualité et une bonne compréhension de nos besoins. »

« Et cerise sur le gâteau, à la suite du rachat d’une société par le Groupe, les données de celle-ci ont pu être directement intégrées dans la solution IBM Planning Analytics alors que la société n’est pas encore présente dans notre SI interne. Nous pouvons donc avancer avec une grande agilité au quotidien, c’est très appréciable. »

Polylogis bâtit un process de reporting sur mesure

Des fondations solides pour améliorer le pilotage de la performance

« Avec la structuration du modèle de reporting nous sommes gagnants à tout point de vue. »

Le contrôle de gestion gagne en autonomie, en rapidité et en finesse d’analyse. La création des rapports est étoffée, l’origine des écarts suivit de près. Le service est devenu très performant avec des reporting d’une réelle qualité.

Le service informatique est beaucoup moins sollicité sur la justification des indicateurs. L’accès à l’information est centralisé et les données sont structurées et harmonisées, ce qui permet aux contrôleurs de gestion des analyses directement depuis la lecture des indicateurs.

La direction peut suivre et piloter l’activité au plus près et prendre des décisions éclairées. Le Groupe gagne en performance et productivité à tous les niveaux.

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