La MUTUALITÉ FRANÇAISE DE SAÔNE ET LOIRE muscle son dispositif de pilotage avec Qlik Sense

Un outil collaboratif sécurisant

«Avant Qlik Sense, le suivi des activités était chronophage et fastidieux. Bâtir le reporting sur-sollicitait les ressources, et surtout, nous manquions de contrôle. Aujourd’hui, je peux analyser les performances et échanger avec les métiers avec une fraîcheur de données, une richesse de métriques et un niveau de fiabilité rassurants.»

Guillaume Prouvost, DAF – Mutualité Française Saône et Loire 

Mutualité-française-de-saône-et-loire

Acteur clé de la politique régionale de santé, la Mutualité Française Saône et Loire (MFSL) contribue à faire vivre sur le territoire un système de solidarité, d’entraide et de prévoyance. Pluridisciplinaire, elle propose un large panel d’activités de soin et d’aide à la personne. Elle est aussi très engagée dans le domaine du handicap, adultes et enfants.

Une construction budgétaire complexe pour mieux servir ses adhérents

Organisme à but non lucratif, la MFSL n’en n’est pas moins soumise à des principes de saine gestion, comme tout opérateur économique. La maîtrise de son fonctionnement est aussi, pour la Mutuelle, le moyen de déployer le meilleur service et le plus large panel possible de prestations à ses usagers.

C’est avec cet impératif en tête que Guillaume Prouvost, son Directeur Financier, a décidé de lancer, en 2020, un projet de business intelligence : « Pour développer nos activités avec efficience, nous devons travailler avec des méthodes d’analyse et de suivi performantes. Il faut pour cela avoir accès aux bonnes data et aux bons indicateurs, afin de savoir où porter les actions d’amélioration, avec le plus d’anticipation possible. »

L’objectif de l’entreprise est double :

  • fournir aux managers fonctionnels une visualisation précise sur les données clés de la Mutuelle 
  • permettre aux responsables de pôles de mieux piloter leur activité

Industrialiser le processus de pilotage et de reporting

Le projet vise à en finir avec un processus de reporting largement manuel où les données étaient difficiles à collecter et à croiser et impossibles à analyser en profondeur. Une difficulté due notamment à la coexistence de plusieurs systèmes et ERP métiers, chaque pôle d’activité de la Mutuelle ayant des besoins de gestion distincts.

« Il fallait que le dispositif nous permette de collecter et centraliser automatiquement les données depuis toutes ces sources existantes, en conservant une flexibilité si le système de gestion devait évoluer avec nos activités« , explique Guillaume Prouvost. « La facilité de prise en main était aussi un critère important, compte tenu du saut culturel à réaliser dans nos façons de faire du reporting« .

Le choix se porte sur Qlik Sense, avec une intégration confiée à DIMO Software, jugé à la fois solide et accessible. « D’un côté, ils avaient une surface et une expérience produit rassurantes, et de l’autre, la taille humaine et la proximité géographique dont nous avions besoin pour nous mettre le pied à l’étrier« , résume le Directeur financier.

Une approche par lot qui permet d’avancer sereinement

Plutôt qu’un mode big bang, la MFSL a préféré lotir le projet, en donnant la priorité à quatre cibles internes : les fonctions RH et Finance et les métiers Audio et Optique.

Le premier lot a visé à structurer et paramétrer la plateforme de pilotage, en intégrant les sources de données ad hoc dans l’outil Qlik, puis à définir une première série d’indicateurs clés.

« L’expérience de DIMO Software leur a permis de vite rentrer dans nos métiers et nos systèmes pour nous faire des propositions de KPI, d’axes d’analyses et de maquettes pertinentes« , apprécie Guillaume Prouvost. En moins de trois mois, les premières applications étaient prêtes à déployer, avec une ouverture opérationnelle progressive aux managers concernés.

Un deuxième lot, couvrant le métier du dentaire, a alors été mis sur les rails. Il devrait être suivi par un lot adressant le handicap. Avec cette approche brique par brique, la Mutuelle entend ainsi monter progressivement en compétences, en étant accompagnée. Une fois autonome, l’entreprise pourra faire vivre son outil et créer de nouveaux indicateurs et tableaux de bord.

Objectif à terme : disposer d’un outil d’aide à la décision industriel, partagé, qui donnera la visibilité requise sur chaque activité. Pour l’heure, Guillaume Prouvost se félicite de ce nouveau pas dans une transformation digitale en cours : « Qlik Sense va non seulement nous permettre de développer nos capacités d’analyse, mais en mettant ainsi la lumière sur nos KPIs, il va aussi nous pousser à améliorer la qualité de nos données en amont. »

 

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