La coopérative OXYANE optimise les performances de ses magasins GAMM VERT grâce à une nouvelle culture du pilotage

Le groupe Oxyane, coopérative agricole et agroalimentaire, est situé essentiellement en région Auvergne Rhône-Alpes. Avec un chiffre d’affaires de 650 M d’€ et plus de 3 000 collaborateurs, ses activités sont étendues : production de céréales, production de nutrition animales, production d’Œufs et un pôle grand public avec un réseau de 88 magasins sous l’enseigne Gamm Vert.

Jean-Philippe Bernard, Directeur du pôle grand public et membre du Comité de direction de la coopérative, s’est prêté au jeu de l’interview client. Il a pour rôle au sein de la coopérative Oxyane d’assurer la pérennité, le développement, la performance et l’animation des magasins Gamm Vert qui comptent plus de 650 collaborateurs. Logo Groupe Oxyane

La gestion et la diffusion de la donnée, un enjeu stratégique

La rigidité d’analyse qui pousse au changement

Auparavant, à travers son outil de business intelligence, le groupe disposait de nombreux états statiques. La forte volumétrie de données n’était pas exploitée car la solution utilisée ne permettait pas d’agglomérer ces informations. Cette situation ne permettait pas d’atteindre le niveau de performance nécessaire.

« Avec Excel on sature vite en volume de donnée, en lecture et avec les pdf c’est encore pire. Tout était figé, nous avions du mal à gérer les états et indicateurs de manière quotidienne, hebdomadaire et mensuelle. On restait sur des indicateurs très basiques et macro sur l’activité de gestion grand public. Pour engager les plans d’actions et animer les équipes, nous souhaitions apporter plus de dynamisme dans la lecture et l’exploitation des données. » souligne Jean-Philippe Bernard.

Il y a une dizaine d’années, lors d’une précédente expérience, le directeur du pôle grand public a eu la chance de mettre en place Qlik.  « Pour avoir connu cet outil, lorsqu’on ne dispose plus d’analyses dynamiques et que l’on retombe sur des états statiques, on perd en fluidité et en agilité. On a du mal à suivre l’activité et à réagir, on constate très vite que l’on n’est plus aussi performant et c’est frustrant. » Groupe Oxyane optimise les performances de ses magasins

Une volonté d’améliorer la culture de la performance

« Quand on reçoit peu d’analyses chiffrées, une seule fois par mois et avec une vue très macro, on n’intéresse pas les gens au résultat, c’est trop long et abstrait. » nous confie Jean-Philippe Bernard.

« Mon but était d’apporter la culture de la performance, avec de la dynamique et des visuels sympas pour intéresser les collaborateurs qui n’ont pas à première vue une appétence pour les ratios de gestion. En mettant en valeur les bonnes données et avec le bon discours, on attire l’attention. »

Un autre point important était de créer une émulation positive entre magasins.

« Nous souhaitions mettre en place le benchmark entre magasins, ce qui n’était pas possible auparavant. Le but était de dynamiser la performance du réseau par typologie de magasins. C’est très positif, car on amorce une pompe qui se suffit à elle-même en impliquant tout le monde. »

L’enjeu était de réfléchir à changer les comportements d’un point de vue managérial.

« On implique les collaborateurs avec des données quotidiennes, quasi-temps réel. Les collaborateurs peuvent se jauger dans la journée par rapport à leurs propres objectifs ce qui donne une dynamique. Il y a donc un aspect chiffre mais surtout un aspect managérial au travers de l’ensemble. »

La valorisation de la données grâce à Qlik Sense

Il était important que l’application réponde aux besoins attendus des managers pour le pilotage des magasins, notamment pour préparer leur brief quotidien avec leurs équipes.

Un pilotage opérationnel en magasin

Chaque responsable accède aux informations qui vont l’aider à prendre les bonnes décisions pour optimiser les performances de son magasin, animer son équipe et lancer la dynamique de la journée. Grâce aux tableaux de bords dédiés, il dispose de données quantitatives mais aussi qualitatives comme :

  • Les données classiques : CA, marge, panier moyen, fréquentation, …
  • Le réalisé et les objectifs
  • Les données météo
  • La satisfaction client avec le NPS (Net Promoteur Score)
  • Les perspectives par univers de produits

Goupe Oxyane pilotage de magasin

« Nous avons défini les principaux indicateurs et ceux qui le souhaitent peuvent explorer de manière encore plus fine les données de leurs magasins grâce à Qlik Sense. »

Comment se sont-ils appropriés les données ?

« Nous avons travaillé avec des curseurs, des jauges, des couleurs… pour faire parler les chiffres et indicateurs afin les transformer en plan d’action. Nous avons donné la main à chaque responsable de magasin pour qu’il adapte ses actions. »

Par exemple, certains responsables vont mettre l’accent sur la marge après une période de remises, d’autres plus sur le chiffre d’affaires. D’autres encore, s’ils constatent que le NPS a baissé (par exemple des clients mécontents de l’attente à l’encaissement), ils peuvent réagir et décider d’ajouter un hôte de caisse pour offrir un meilleur niveau de prise en charge.

Chaque responsable de magasin ajuste ses actions par rapport à son contexte, ses propres critères et objectifs. Ils définissent leurs priorités et motivent leurs équipes en conséquence.

« Je constate aujourd’hui que tous les responsables se sont appropriés l’application d’analyse des données. Lorsque je fais des tournées dans les magasins, c’est devenu un automatisme de sortir, via Qlik Sense, leur fiche d’objectifs qui a été conçue spécialement pour le brief. Ces éléments sont affichés en réunion pour définir les actions et tâches du jour à réaliser en magasin. C’est très pragmatique, la solution de Business Intelligence est devenue l’outil de travail quotidien. Elle leur apporte de la donnée organisée, évite les ressaisies et leur fait gagner du temps et de l’agilité.

Une vision transverse pour les responsables de secteur

L’outil de pilotage Qlik Sense est également utilisé par les fonctions supports du back office : les acheteurs et les responsables de secteur, qui eux vont creuser beaucoup plus finement dans les analyses.

Par exemple, un responsable de secteur qui porte une vingtaine de magasins, peut en quelques clics préparer son reporting hebdomadaire. Il accède facilement à ses données pour alimenter ses présentations, gagnant ainsi un temps précieux.

L’homogénéisation des process d’analyse et de la forme de restitution des données permet d’apporter de la clarté auprès de tous les collaborateurs du groupe. Oxyane dispose d'analyses dynamiques

Une relation de confiance avec DIMO Software tout au long du projet

« De notre côté nous avons mis en place un chef projet SI et un chargé de projet BI qui ont fait le lien métier avec l’équipe Business Analytics de DIMO Software. Le projet a été bien planifié, échéancé et rythmé. Grâce au travail préparatoire avec le chef de projet de DIMO Software, les attentes étaient clairement exprimées. Dès le départ, nous avons identifié plusieurs lots. Ils ont été définis de façon à répondre à nos principaux objectifs.

Aujourd’hui on n’a pas de surprise. On tient un canevas, un plan projet qui se déroule, avec des points de situation réguliers sur le déploiement et les avancements pour chacun des modules prévus. Il y a un bon niveau de coordination moyens/ressources. Le mode projet est bien établi et nous en sommes très satisfaits. Il y a une vraie implication des deux équipes. La relation avec DIMO est fluide, bien cadrée, répond aux attentes de façon sereine et avec confiance.

Une vision managériale au service de la performance du groupe

« Notre chef de projet BI interne s’implique pleinement sur l’aide au déploiement interne. Il se met toujours à la place d’un responsable de magasin et se demande « En quoi l’outil peut l’aider dans son quotidien ? »

Il a par exemple mis en place des tutos de 2 min « La minute Qlik » pour accompagner les utilisateurs sur une bonne prise en main de la solution dans les magasins. »

Le groupe, a la volonté de créer de la valeur en interne avec un aspect culturel et comportemental. C’est un véritable choix managérial.

« Nous souhaitons que nos managers et responsables de magasins comprennent comment faire du commerce, plutôt que juste faire du chiffre. » souligne Jean-Philippe Bernard

 « Nous nous questionnons sur :

  • Comment donner envie à nos équipes de réussir et d’être plus performantes ?
  • Comment leur donner envie de se challenger positivement ?
  • Qu’est-ce que le commerce ? la vente ?

En donnant du sens à leur métier nous avons créé de la motivation. Nous voulons aider les directeurs à monter en compétences sur le pilotage de leurs magasins, en leur mettant à disposition les bons outils. On les accompagne pédagogiquement en favorisant les interactions, afin qu’ils comprennent en quoi Qlik Sense peut faciliter leur quotidien et les aider à performer. On observe déjà du changement dans leurs habitudes !

Je passe beaucoup de temps à analyser les chiffres, mais ce n’est pas toujours le moteur principal. L’enjeu du changement de comportement dans la performance globale est tellement plus grand. On accélère les gains de productivité avec une dynamique très positive en aidant nos collaborateurs à réussir et s’améliorer. Cela fait partie du rôle de l’entreprise de donner du sens à ses équipes. » conclu Jean-Philippe.

 

Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à contacter nos équipes

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