Fonction Achats : le bon usage de la data

Souvent caricaturés, les Achats n’ont plus grand chose à voir avec l’image longtemps accolée de « cost-killer ». Aujourd’hui tournée vers la création de valeur, la fonction s’équipe en conséquence : pour jouer pleinement son rôle de levier de performance de l’organisation, elle s’offre de nouvelles perspectives avec l’analyse avancée.

Alors qu’ils pèsent un poids considérable dans le compte de résultat d’une entreprise, les Achats ont longtemps été vus comme un service support, et pas toujours à leur avantage. Mais les temps changent. Dans des contextes concurrentiels rudes et des marchés de plus en plus incertains, la fonction monte en grade dans l’organigramme, à un niveau stratégique.

L’acheteur, âpre à la négociation et uniquement préoccupé par la compression des coûts, n’est (presque) plus. Selon l’étude 2020 « Tendances et priorités des Départements Achats« , réalisée par le cabinet de conseil AgileBuyer, en collaboration avec le Conseil National des Achats, 68 % des directions achats citent la réduction des coûts comme objectif premier de leur fonction. Sept points de moins par rapport à l’enquête 2019 et un taux en chute depuis la première édition de l’étude en 2011.

Une logique de création de valeur

Si la maîtrise des dépenses est toujours à leur agenda, les Achats sont en train de passer d’une logique financière pure à une logique de création de valeur. Ils ne raisonnent plus en termes d’économies mais de gains financiers et se positionnent comme contributeurs directs du chiffre d’affaires. Bien plus que la seule réduction des coûts, la fonction est désormais scrutée et attendue sur sa capacité à mieux comprendre les marchés, acheter mieux, capter l’innovation via le sourcing et maîtriser le risque fournisseur. Et ce alors que le processus approvisionnement ne cesse de se complexifier, avec une volumétrie de données qui explose et le besoin d’une extrême réactivité.

Face à ces attentes fortes, la Direction des achats et approvisionnements est logiquement portée à renforcer ses dispositifs de pilotage pour gagner la rapidité, la précision et la justesse nécessaires au fondement de ses décisions. Objectivée sur la création de valeur, elle doit aussi pouvoir démontrer sa capacité à obtenir des résultats et procurer un avantage concurrentiel.

Au propre comme au figuré, c’est un changement de logiciel qui s’opère, où data et décisionnel jouent un rôle clé.

Exploiter les insights grâce à la BI

Réussir cette mue demande d’injecter davantage d’analytique dans les pratiques afin de disposer « d’insights » exploitables. A cet effet, la panoplie Achats commence à s’enrichir de solutions décisionnelles qui vont bien au delà des tableaux de bord, opérationnels ou stratégiques, et des classiques outils de reporting. Pour s’offrir les nouvelles perspectives dont elle a besoin, la fonction s’empare des outils de Business Intelligence (BI) de dernière génération couvrant l’exploration de données, la data visualisation, les alertes intelligentes ou encore l’intelligence artificielle.

 

Fonction-Achats-le-bon-usage-de-la-data

 

Ces outils BI facilitent la collecte, le contrôle qualité, l’agrégation, la structuration de données massives – historiques et temps réel – issues de sources hétérogènes comme les SGBD, les ERP, les datamart, etc. Rapides et automatisés, ils offrent des puissances de traitement et de restitution graphique spectaculaires.

Leur adoption grandissante aux Achats tient aussi et surtout à leur démocratisation. Grâce à une expérience utilisateur intuitive, les équipes, même néophytes en business intelligence, peuvent interagir en toute autonomie avec leurs données, au niveau de granularité voulu, et bâtir leurs propres dashboard, sans avoir à coder. Requêtage interactif, simulation, collaboration sur des rapports, mais aussi partage des indicateurs (KPI), sont à portée de clic.

Quels KPI pour mesurer la performance Achats ?

Ces KPI sont une part essentielle de la démarche décisionnelle et l’utilisation d’un outil de BI. Seule leur mesure dans le temps permet de réaliser un suivi dynamique, de déterminer où porter en priorité les actions d’amélioration et de contrôler l’effet de la politique achats au regard des objectifs fixés.

Dans une vision aujourd’hui plus large que le traditionnel tryptique coûts/qualité/délais, les équipes Procurement intègrent dans leur boîte à outils une pluralité d’indicateurs de performance visant à évaluer l’efficacité (les résultats atteints) et l’efficience (les moyens mis en œuvre) des processus achats. Voici quelques-uns de ces KPI :

Performance des fournisseurs

  • Taux de litige
  • Taux de retard
  • Disponibilités en stock/Ruptures d’approvisionnement
  • Délais de traitement d’une commande
  • Taux de conformité des factures
  • Etc…

Qualité du processus Achats

  • Nombre de réclamations
  • Nombre de conformités/non conformités des produits/services
  • Respect des délais de livraison
  • Etc …

Maîtrise de la fonction l’activité Achats

  • Nombre de fournisseurs en portefeuille
  • Nombre de fournisseurs référencés par articles
  • Nombre total de contrats signés
  • Ratio commandes urgentes vs commandes normales
  • Etc …

Gestion de la performance RSE

  • Gains Achat (par exemple : écarts prix d’achat/ cout standard)
  • Suivi réel versus objectifs/budget
  • Suivi du cout moyen d’opérations d’achat
  • Taux d’appels d’offres intégrant des critères RSE
  • Etc ..

Ce ne sont que quelques exemples des indicateurs propres aux équipes Achats. En pratique, il y a matière à en bâtir des dizaines. Toutefois, pour ne pas risquer de se noyer en voulant tout monitorer, il est recommandé de se focaliser sur le suivi d’un nombre réduit et judicieux de KPI. Ils seront choisis en fonction des orientations stratégiques de l’entreprise et associés à des objectifs précis, atteignables et mesurables. Alors les équipes pourront jauger factuellement la performance Achats et mieux justifier leur valeur ajoutée auprès de leurs parties prenantes, à commencer par la fonction Finance.

Elles pourront aussi partager certains de leurs KPI à l’extérieur avec leurs fournisseurs. Côté acheteurs, cela constitue bien sûr un formidable levier de négociation. Mais c’est surtout l’opportunité d’instaurer un dialogue de qualité avec les partenaires en leur permettant d’améliorer leur propre performance opérationnelle, données à l’appui, dans un esprit gagnant-gagnant. Comme évoqué en introduction, le rapport de force ne fait plus recette chez les acheteurs !

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