Comment bien démarrer son projet de pilotage de la masse salariale

Dans un précédent article, nous avions évoqué la façon dont les entreprises cherchent à faire du pilotage de la masse salariale un levier de performance. Nous y expliquions pourquoi les Responsables RH et Contrôle de Gestion se tournent de plus en plus vers des outils de planification et de simulation dédiés, abandonnant le bon vieil Excel au profit d’une approche industrielle.

Accéder à l’article n°1 : Quelle solution pour un pilotage optimal de sa masse salariale ?

Dans cet article, nous abordons le sujet du pilotage de la masse salariale avec un regard pragmatique sur le démarrage d’un projet et les écueils à éviter. Face à une matière technique et complexe, à géométrie variable, DIMO Software préconise la tenue d’ateliers de réflexion et préparation, en amont du projet. Le retour d’expérience de Florence Pipitone, Chef de projet Performance Management et Timothée Martin, Consultant Expert IBM Planning Analytics.

Mais comment appréhender au mieux une telle transition ? La réussite de tout projet d’élaboration budgétaire dépend évidemment de nombreux paramètres. Mais dans le cas du pilotage de la masse salariale, l’expérience montre que la réussite du projet se joue en amont. Car le sujet, à géométrie variable, a tôt fait de devenir technique et complexe. Il nécessite de soigneusement préparer le terrain, notamment en faisant converger sur les besoins les deux grands porteurs du projet que sont la DRH et le Contrôle de gestion.

Comment-bien-démarrer-son-projet-de-pilotage-de-la-masse-salariale-objectifs

Une appellation et plusieurs masses salariales

Une première source de confusion possible tient à la définition même de la masse salariale et des éléments qui la constituent. Si l’on s’en réfère à l’INSEE, elle est simplement définie comme le cumul des rémunérations brutes et des primes versées à tous les salariés d’une entreprise. Mais, interrogée, une direction financière y ajoutera les charges patronales et les provisions pour congés payés. Côté DRH, d’autres éléments encore sont constitutifs de la masse salariale, comme l’intéressement ou les avantages en nature, considérés comme des éléments de rémunération à part entière. Les réalités désignées sont donc variables selon que l’on se place du point de vue fiscal, comptable ou social. Et dans les grandes entreprises, il n’est pas rare de rencontrer plusieurs périmètres de masse salariale.

Le rôle clé des ateliers

Chaque entreprise a ses spécificités en termes d’activités, de règles métier et de gestion du capital humain. L’organisation d’ateliers est l’occasion de mettre à plat le sujet et de placer le projet sur les bons rails. 

Comment-bien-démarrer-son-projet-de-pilotage-de-la-masse-salariale-ateliers

Qui participe ?

Ce sont généralement la direction des ressources humaines et le contrôle de gestion (ou le contrôle de gestion sociale), car ils maîtrisent les données et disposent d’une vision complémentaire de la masse salariale.

Quel contenu ?

La terminologie, les méthodes de travail et les spécificités de l’entreprise sont passées au crible. L’enjeu est de les traduire ensuite fidèlement dans les applications. Sont ainsi détaillés les types de postes (CDD, CDI …), les catégories de personnel (cadres, non cadres, agents de maîtrise …) et les règles de calculs. Pêle-mêle : en quoi consiste le salaire brut ? Comment sont établis les variables ? Faut-il prendre en compte la totalité des primes ou pas ? Comment fonctionnent les augmentations ? Comment gérer les notions d’enveloppe ? Y a t-il des contraintes de devises, de règles internationales à intégrer ? etc.

Une part essentielle des ateliers est consacrée aux aspects prévisionnels et aux méthodes de calcul en vigueur dans l’entreprise, tant pour la masse salariale que pour les recrutements.

De tout ce travail minutieux dépend la pertinence des tables de paramétrage.

Ces lieux d’échanges sont aussi l’occasion de clarifier d’autres points. Par exemple, faut-il associer à la masse salariale la notion d’effectif ? Comment les salariés sont-ils pris en compte dans l’entreprise (temps partiel, CDD,…) ? Quels salariés sont exclus de l’effectif, mais intégrés dans la masse salariale (contrat d’apprentissage, de professionnalisation, à la journée …) ? Cette dimension « effectif » doit être abordée au plus tôt, au risque sinon de devoir concevoir un cube d’analyse séparé, en aval du projet.

Enfin, dans certains projets où les effectifs sont supérieurs à 300 salariés, il peut être également opportun d’y aborder la question du bilan social.

Comment-bien-démarrer-son-projet-de-pilotage-de-la-masse-salariale-pilotage-atelier

Trois bonnes pratiques d’ateliers

  • L’exhaustivité sans se disperser : le principe des ateliers est de couvrir le plus largement possible le sujet. Mais sans s’éparpiller. Il arrive que des participants, habitués d’Excel et frustrés par ses limites, découvrent, à l’occasion de ces travaux, les capacités bien supérieures des outils de planification et de simulation tel qu’IBM Planning Analytics. Ils sont alors tentés de descendre à un niveau de granularité très fin. Or, en matière de prévision, une trop grande finesse d’analyse est peu utile et constitue une perte de temps. L’outil prévisionnel n’a pas vocation à reproduire le système de paie. Il est donc de bonne pratique de réunir autour de la table des interlocuteurs ayant des niveaux de vision différents afin d’être sûr de pouvoir reprendre de la hauteur dès que nécessaire, au juste niveau de la prévision.
  • De la disponibilité : pour que les ateliers soient efficaces, il est recommandé de ménager des plages entières de disponibilités. C’est la condition pour engager un mode de travail itératif constructif avec l’intégrateur. Dans le même souci d’efficacité, il est préférable de trancher certaines questions en amont des ateliers, si par exemple des points de discussion devaient être clarifiés entre les RH et le contrôle de gestion.    
  • Sortir de la bulle RH/Contrôle de gestion : il peut être intéressant, dans certains cas de figure, d’impliquer les lignes métiers dans cet exercice. Souvent, plus la structure d’entreprise est importante et plus les responsables fonctionnels sont sollicités.  

Pour en savoir plus, participez au prochain webinar sur le pilotage de la masse salariale :

webinar-masse-salariale-optimisez-le-budget-et-le-pilotage

Je m’inscris

Partager cet article

Partager sur twitter
Partager sur linkedin
Partager sur print
Partager sur email